O que é a informação documentada na ISO 9001:2015

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A revisão da ISO 2015 já não é mais novidade. Todos da área já devem conhecer as mudanças que a norma trouxe, mas ainda assim muitas dúvidas e perguntas acabam surgindo. Uma delas diz respeito ao novo conceito de “informação documentada” que introduz um novo foco para a gestão de documentos e registros. O que mais chama atenção é a falta dos termos “documentos e registros”.

Apesar da terminologia nova, os requisitos da cláusula 7.5 não diferem tanto assim da versão 2008, o que fará com que as atividades de controle de documentos e registros não tenham tanto impacto.

O conceito de informação documentada foi criado como parte da estrutura de alto nível (Anexo SL) e engloba o que anteriormente era conhecido como documentos e registros. No seu anexo A, a ISO 9001:2015 esclarece que, onde eram referidos documentos tais como manuais, procedimentos documentados, planos da qualidade…é agora a expressão “informação documentada”. O mesmo acontece com aqueles documentos que geram histórico e evidência de realização de uma atividade, chamados de registros. Lembrando que na versão 2008 da ISO 9001, o registro era um tipo especial de documento.

Nessa nova mudança, é possível perceber que a ISO busca menor burocracia e maior simplificação nas documentações.

Por que a informação documentada é tão importante?

O controle da informação documentada na empresa é importante para que os profissionais de uma organização não se percam diante de suas atividades, garantindo sempre acesso a informação correta e atualizada. As informações documentadas também auxiliam na retenção de conhecimentos em uma organização.

Lembrando que para obter a certificação de um sistema de gestão é necessário atender diversos outros requisitos que vão muito além da informação documentada, mas isso veremos em outros capítulos.

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